Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Déclaration de l'association (particuliers) (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration (particuliers)
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts (particuliers) modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs (particuliers) modifiés par ordre chronologique
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
|
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
|
Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
|
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... |
5 ans |
|
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires |
3 ans |
|
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation |
1 an |
|
Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM |
5 ans |
|
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Titres de propriété et actes de ventes |
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
|
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer |
Durée du contrat + 5 ans |
|
Contrat d'assurance |
Durée du contrat + 2 ans |
|
Factures de gaz et d'électricité |
2 ans |
|
Factures d'eau |
|
|
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet |
1 an |
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
|
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Documents portant sur la création de l'association |
Illimitée |
|
Documents portant sur le fonctionnement de l'association |
Au moins 5 ans |
|
Documents financiers |
Au moins 10 ans |
|
Documents fiscaux |
Au moins 6 ans |
|
Documents portant sur les personnes de l'association |
Variable (entre 1 et 5 ans) |
|
Documents portant sur les locaux de l'association |
Variable (entre 1 an et illimité) |